深圳市地方标准 DB4403/T580—2025 机关事务智慧运营规范会议服务 Specificationofsmartoperationsforgovernmentoffices affairs—Meetingservice 2025-01-15发布 2025-02-01实施DB4403ICS03.080 CCSA16 深圳市市场监督管理局 发布DB4403/T580—2025 I目次 前言..................................................................................II 1范围................................................................................1 2规范性引用文件......................................................................1 3术语和定义..........................................................................1 4总体目标............................................................................1 5整体框架............................................................................2 6基础保障............................................................................2 6.1制度要求........................................................................2 6.2会议及会议室分类................................................................3 6.3智慧会议系统功能................................................................3 6.4管理维护........................................................................3 6.5智慧订会........................................................................3 6.6设施设备管理....................................................................4 6.7人员管理........................................................................5 6.8环境卫生........................................................................6 6.9消防安全........................................................................6 6.10安保与应急.....................................................................6 6.11保密要求.......................................................................6 7会议服务管理........................................................................6 7.1会前管理........................................................................6 7.2会中管理........................................................................7 7.3会后管理........................................................................7 8数据统计与分析......................................................................8 9评价与改进..........................................................................8 9.1评价............................................................................8 9.2改进............................................................................8 附录A（资料性）会议及会议室分类......................................................9 A.1会议室分类......................................................................9 A.2会议分类........................................................................9 附录B（资料性）参会人数及会服人员数量...............................................10 附录C（规范性）茶水服务.............................................................11 C.1泡茶服务要求...................................................................11 C.2上茶服务要求...................................................................11 参考文献..............................................................................13DB4403/T580—2025 II前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由深圳市机关事务管理局提出并归口。 本文件起草单位：深圳市机关事务管理局、深圳市标准技术研究院。 本文件主要起草人：吴晶、周建文、许青林、龚艳涛、朱宽、李琳、胡伟、温政明、杨春、张凡、 李惠、张君、罗方松、门旭宁、蒋胜琪、陈琳娜、张伟、李承泽、江嘉鹏、何悦富、罗兵兵、刘勋、张 敖、童生华、黄华、王欢雪、林晓君、刘莹莹、刘冬。DB4403/T580—2025 1机关事务智慧运营规范会议服务 1范围 本文件明确了机关事务智慧运营中会议服务的总体目标和整体框架，并规定了机关事务智慧运营中 会议服务的基础保障、会议服务管理、数据统计与分析、评价与改进等要求。 本文件适用于深圳市机关事务会议服务的智慧运营管理，其他通过智慧会议系统提供会议服务的运 营管理可参照执行。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T18883室内空气质量标准 DB4403/T65政府办公物业服务质量要求 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 机关事务governmentofficesaffairs 保障机关正常运行所需经费管理、资产管理、公共机构节约能源资源管理等事项。 [来源：GB/T41568—2022,3.1] 3.2 智慧运营smartoperations 以“用户、场景”为支点，利用先进的信息技术，将管理延伸到末端流程，推动业务与数据的融合 创新，实现降本增效、用户体验提升的运营管理模式。 3.3 智慧会议系统smartconferencesystem 运用物联网技术、云计算、智能感知等数字化技术，实现会议室信息管理、智慧订会、设施设备管 理、人员管理和数据统计与处理的系统。 4总体目标 会议服务智慧运营的总体目标包括但不限于： a)通过集中调配会议室资源和制定会议室管理规则，提升会议室利用率； b)通过智能排班、明确服务要求等，规范对人员（会服人员、工程师）的管理； c)通过监测预警、故障申报等措施，提升发现问题、处理问题的速度； d)通过运用智慧会议系统、明确服务标准和要求，精简会议服务保障人员；DB4403/T580—2025 2e)通过及时结束会议、限制空调温度、开展线上运营（通知