ICS 03 080 CCS A 16 4207 鄂州 市地方 标准 DB4207/T 307-2025 鄂州市党政机关会议服务规范 鄂州Specifications for conference services of The Party and government orgaizations in Ezhou city 2025-01-26·¢²¼ 2025-02-26ʵʩ 市市场监督管理局 发布 DB4207/T 307-2025 I 目次 前言 ................................ ................................ ................... II 1 范围 ................................ ................................ ................. 1 2 规范性引用文件 ................................ ................................ ....... 1 3 术语和定义 ................................ ................................ ........... 1 4 基本要求 ................................ ................................ ............. 1 5 会议服务要求 ................................ ................................ ......... 2 6 会场卫生要求 ................................ ................................ ......... 6 7 应急处置 ................................ ................................ ............. 7 8 投诉管理 ................................ ................................ ............. 7 9 服务评价与改进 ................................ ................................ ....... 7 附录A（规范性） 会议分类表 ................................ ............................ 9 附录B（规范性） 会议服务人员行为规范 ................................ ................. 10 附录C（资料性） 会议预订表 ................................ ........................... 15 附录D（资料性） 会前服务工作清单 ................................ ..................... 16 附录E（资料性） 会场遗落物品登记表 ................................ ................... 17 附录F（资料性） 会议服务记录表 ................................ ....................... 18 附录G（资料性） 会议服务意见反馈表 ................................ ................... 19 参考文献 ................................ ................................ ............... 20 DB4207/T 307-2025 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1 —2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由鄂州市机关事务服务中心提出并归口。 本文件起草单位：鄂州市机关事务服务中心 、鄂州市标准化服务中心 、湖北标拓信息咨询有限责任 公司。 本文件主要起草人： 胡玉林、鄢志峰、章金祥、肖凤兰、张三春、汪玮、张志明、汪春莲、金华勇、 陈芬。 本文件实施应用中的 疑问以及有关修改意见建议可联系鄂州 市机关事务服务中心 ，联系电话： 027- 60830245 ，邮箱： [email protected] 。 DB4207/T 307-2025 1 鄂州市党政机关会议服务规范 1 范围 本文件规定了党政机关会议服务的 基本要求、 会议服务 要求、会场卫生要求、应急 处置、投诉管理 和服务评价与改进。 本文件适用于鄂州市党政机关会议服务，其他机构的会议服务亦可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。 其中， 注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB 14934 食品安全国家标准 消毒餐（饮）具 SB/T 10851 会议中心运营服务规范 DB42/T 1487 党政机关会议服务管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 会议 meetings 在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、 传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。 党政机关会议 meetings of party and government organs 党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、 工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。 会议服务 conference services 利用人员、场地、设施等资源，提供保证会议顺利 有序开展的贯穿会前、会中、会后的配套服务。 4 基本要求 服务机构 应具有党政机关会议定点场所资格，资质、场所、运营管理等 应符合SB/T 10851 的相关要求。 制度建设 应建立目标管理 、会议接待 管理、设施设备管理、安全管理、信息与档案管理、财务管理等规章制 度，并形成档案文件。 DB4207/T 307-2025 2 人员要求 4.3.1 应根据会议服务岗位的需要配置相应的专职服务人员，服务人员的身心健康 状况、文化水平、 工作经验、政治面貌、 沟通应变能力等应符合岗位要求。 不同服务岗位的人数及要求应与会议规模和会 议类型相匹配，会议分类参见附录 A。 4.3.2 会议服务人员上岗前 应接受系统培训，培训内容应包括但不限于以下方面： ——服务理念和组织文化； ——会议服务和 会务管理的理论知识及实操训练； ——会议服务的保密制度 ； ——会议服务人员的行为礼仪； ——常见问题 处理及突发事件处置 ； ——会议室及相关设施设备情况。 4.3.3 会议服务人员 应统一着装、标志鲜明，熟悉会议礼仪，会议服务人员行为规范见附录 B。 设备要求 4.4.1 应配备基本的扩声、灯光、电子屏系统，特殊场所应具备视 频投票、表决、报到和电视电话会 议系统、手机屏蔽系统及手机屏蔽柜 ，同时应配有备份的设备 。 4.4.2 应具备完善的视频监控系统、消防设备和安防设备，并由专业人员负责操作。 4.4.3 设备应符合国家和行业规定的设计标准，设备供应商应提供 相应的资 质，明确设备维保责任， 定期检查 、维修、保养， 详细内容见 表1，保证设备安全技术性能符合要求，并做好相应记录。 4.4.4 举办涉外机关会议时，宜提供同声传译设备 表1 设备维保要求 项目 要求 线路 整齐、安全、美观； 经过人行通道的，做好安全固定，防止线路缠结、绊脚。 话筒 话筒数量满足会议需要，有线话筒摆放高度距离桌面 24cm左右、距桌面前沿 40cm左右；无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足。 音箱 会议室前方左右对称摆放音箱，科学合理布局，保证覆盖会议室。 视频设备 视频设备布置于所有参会人员可见处， 与电脑正确连接， 画面显示正常。 5 会议服务要求 会议预订 与确认 5.1.1 会议服务机构 应与会议主办单位 双方协商确定一名会议负责人， 确定会议的规模、 等级、规格 和要求，全程跟进会议服务工作，持续至会议结束。 5.1.2 会前确认应包括以下内容： ——会议主办单位的名称、通讯地址、联系人及电话； ——会议时间、会议日程、参会人数、服务项目、会议用品和设备要求等；