ICS01.140.20 CCSA14 41 河南省地方标准 DB41/T2846—2025 消费品召回档案管理要求 2025-04-21发布 2025-07-20实施 河南省市场监督管理局  发布DB41/T2846—2025 I目次 前言..................................................................................II 1范围................................................................................1 2规范性引用文件......................................................................1 3术语和定义..........................................................................1 4总体要求............................................................................1 5档案分类及归档范围..................................................................2 6形成与收集..........................................................................3 7整理与编号..........................................................................3 8归档与编目..........................................................................3 9保存与借阅..........................................................................4 10备份...............................................................................4 附录A（规范性）档案分类及编码........................................................5 附录B（资料性）文件资料移交、档案归档、档案借阅登记表样式............................7 附录C（资料性）档案卷宗封面..........................................................9 附录D（资料性）缺陷召回信息表样式...................................................10 附录E（资料性）卷内目录样式.........................................................11 附录F（资料性）备考表样式...........................................................12 参考文献..............................................................................13DB41/T2846—2025 II前言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由河南省市场监督管理局提出并归口。 本文件起草单位：河南省缺陷产品召回中心、河南省市场监督管理局食品安全和应急保障中心、新 乡市缺陷消费品召回服务中心、河南省纤维纺织产品质量监测检验研究院。 本文件主要起草人：刘柯颖、崔捷、吴晓玮、郑伊琰、杜金娜、吴爱军、岳洋、张卉、靳营辉、李 晓岚、李丽、杨静、吴同敬、孙亮、吴昊文、李杰、吕昭杰、李群、王东方、陈童、史御。DB41/T2846—2025 1消费品召回档案管理要求 1范围 本文件规定了缺陷消费品召回档案分类及归档范围、形成与收集、整理与编号、归档与编目、保存 与借阅、备份等管理要求。 本文件适用于履行召回职能机构缺陷消费品召回档案的管理。 2规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T18884电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T36431消费品分类与代码 DA/T13档号编制规则 DA/T22归档文件整理规则 DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T78录音录像档案管理规范 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 消费品缺陷 消费品因设计、制造、警示等原因，致使同一批次、型号或类别的产品中普遍存在的危及人身、财 产安全的不合理危险。 3.2 消费品召回 消费品生产者或经营者对存在缺陷的消费品，通过补充或者修正警示标识、修理、更换、退货等补 救措施，消除缺陷或者降低安全风险的活动。 [来源：GB/T34400—2017，2.5，有修改] 3.3 消费品召回档案 在缺陷消费品召回工作过程中形成的具有归档保存价值的文字、图片、图表、网页、声像、电子文 件等各种形式的历史记录。 [来源：DA/T1—2000，2.1，有修改] 4总体要求DB41/T2846—2025 24.1召回档案管理应纳入缺陷消费品召回管理的整体规划，并与各项业务工作同步部署、同步实施， 确保档案管理工作的系统性和协调性。 4.2召回档案管理应贯穿召回工作全流程，通过关键节点管控，实现业务活动文件自形成、流转至归 档的全周期规范化管理，确保文件材料及时完整归集。 4.3召回档案资料的整理应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，符合文档一体化管理要求， 纸质文件与电子文件协调统一。 4.4召回档案资料应真实、完整、准确、系统，确保清晰可辨、格式规范、安全可靠，手续完备，满 足召回活动管理、监督等方面对证据、责任和信息的需求。 5档案分类及归档范围 5.1档案分类 5.1.1根据缺陷消费品召回工作流程，档案包括： ——缺陷消费品调查档案； ——缺陷消费品召回实施档案； ——召回效果评估档案。 5.1.2根据档案材质可分为纸质档案、电子档案。电子档案指各类档案的电子文件数据，与纸质档案 具有同等效力。 5.2归档范围 5.2.1缺陷消费品调查档案包括但不限于以下资料： ——消费品缺陷线索信息资料； ——消费品调查分析通知资料； ——消费品缺陷调查资料； ——事故及危险报告信息表； ——境外召回报告信息表； ——消费品缺陷调查登记表； ——生产者调查分析报告； ——生产者调查分析资料专家评估意见； ——异议文书； ——消费品检测报告； ——顾客投诉、消费品伤害信息资料； ——其他资料。 5.2.2缺陷消费品召回实施档案包括但不限于以下资料： ——缺陷消费品召回通知书； ——缺陷消费品召回计划； ——消费品召回新闻稿； ——消费品召回事项说明； ——消费品召回阶段性报告； ——消费品召回总结报告； ——消费品责令召回通知书； ——向社会公布信息资料；DB41/T2846—2025 3——召回措施的实施资料； ——无害化处理资料。 ——其他资料。 5.2.3召回效果评估档案包括但不限于以下资料： ——消费品召回实施情况监督检查记录表； ——召回措施证实资料。 6形成与收集 6.1在召回主要职能活动中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件资料均应收集。 6.2应依据附录A表A.1，结合工作流程、行业特点、管理模式等特征，档案管理人员在召回活动结 束后按照相关程序及时收集归档文件资料，并对收集的文件实行预立卷。 6.3档案管理人员收集文件资料完毕填写文件资料移交登记表（参照附录B中表B.1）。 6.4收集资料要求包含以下内容： a)文件资料应为原件，采用满足长期保存需求的耐久性记录载体及可靠记录方式，符合有关标 准要求； b)录音、影像文件声像清晰，应保证载体的有效性； c)电子文件应连同元数据一并收集。电子档案应同元数据一并收集，随着纸质档案归档时立卷 整理。 7整理与编号 7.1整理资料 7.1.1缺陷消费品召回档案管理应遵循文件资料材料的自然形成规律，确保文件资料间的内在连续性， 便于分类整理，逐步实现件、卷融合。 7.1.2档案管理人员应在履行召回职能活动的各阶段全部完成后的一个月内制作完成召回档案，凡不 符合组卷要求或对部分不能形成闭环工作的文件资料应退回。 7.2编制档号 7.2.1电子档案和纸质、实物档案应统一编号。 7.2.2归档文件应依档案分类和排列顺序逐卷/件编制档号。 7.2.3档号应符合DA/T13的要求。档案分类及档案编制规则应按表A.2的规定。 8归档与编目 8.1档案归档 8.1.1消费品召回档案应以单次消费品召回活动为单位建立召回档案，采用“一事一档”原则。 8.1.2应对归档文件进行科学分类，同一卷宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 8.1.3归档文件按召回工作阶段顺序排