ICS01.140.20 CCSA 14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T93—2022 电子档案移交接收操作规程 Operating procedures for electronic records transfer and accession 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布161DA/T 93—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:中央档案馆档案资料保护部、国家档案局科技信息化司、上海信联信息发展股份 有限公司。 本文件主要起草人:黄丽华、郝晨辉、王大众、冯剑波、刘璐、孙源、袁嘉新。 361DA/T 93—2022 引 言 电子档案的移交接收是电子档案管理流程的重要环节之一,本文件可作为指导各档案机构电子档 案移交接收工作的依据,用以规范电子档案移交接收的操作流程,提高电子档案移交接收的程序规范 性,实现电子档案管理能力的提升。 461DA/T 93—2022 电子档案移交接收操作规程 1 范围 本文件明确了电子档案移交接收的工作流程,规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交 接收操作的要求。 本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交接收操作,其他机构之间的电子档案移 交接收操作可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文档 GB/T 39362—2020 党政机关电子公文归档规范 GB/T 39784—2021 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 38—2021 档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范 DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47—2009 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 54—2014 照片类电子档案元数据方案 DA/T 63—2017 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T 74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范 DA/T 75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范 DA/T 85—2019 政务服务事项电子文件归档规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办 理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 [来源:GB/T 18894—2016,3.1] 3.2 电子档案 electronic record 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。 [来源:GB/T 18894—2016,3.2,有修改] 561DA/T 93—2022 3.3 移交 transfer 按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。 [来源:DA/T 58—2014,3.7] 3.4 接收 accession 档案馆按照国家规定收存电子档案的过程。 [来源:DA/T 58—2014,3.8] 3.5 信息包 information package 由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。 [来源:DA/T 58—2014,2.8] 3.6 移交信息包 transfer information package 由档案移交单位向档案馆进行移交的信息包。 3.7 元数据metadata 描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 [来源:DA/T 58—2014,2.16] 3.8 内容数据content data 电子文件或电子档案中包含的数字对象。 [来源:GB/T 39362—2020,3.6,有修改] 3.9 电子印章electronic seal 一种由制作者签名的包括持有者信息和图形化内容的数据,可用于签署电子文件。 [来源:GB/T 33481—2016,3.4] 4 电子档案移交接收工作流程 电子档案移交接收工作流程一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交 信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交 信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤(见图1)。 661DA/T 93—2022 图1 电子档案移交接收工作流程 5 电子档案移交接收工作准备 5.1 电子档案移交工作准备 5.1.1 在线移交工作准备 档案移交单位应通过符合安全管理要求的网络向档案馆移交电子档案,配备相应的应用系统和设 施设备,应用系统应具有开放性和可扩展性,满足GB/T 39784—2021中5.1、5.2的要求。 涉密电子档案的在线移交接收应严格遵守国家相关保密规定。 761DA/T 93—2022 5.1.2 离线移交工作准备 档案移交单位应配备符合安全管理要求的光盘、硬磁盘等存储载体,存储载体的选择和检测应符合 DA/T38—2021、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019的要求。 涉密电子档案的离线移交应使用涉密离线载体单独移交,并严格遵守国家相关保密规定。 5.2 电子档案接收工作准备 档案馆应按照电子档案移交接收工作相关要求做好电子档案接收的各项准备工作。 档案馆应配备符合安全管理要求的网络、应用系统和设施设备,应用系统的功能应满足GB/T 39784—2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。 5.3 电子档案移交数据的准备 5.3.1 电子档案移交数据的组成 移交的电子档案数据主要包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等。 5.3.2 电子档案目录数据准备 电子档案一般以件为单位进行管理,其目录数据项目应至少包括:顺序号、档号、责任者、题名、日 期、保管期限、密级、页数、备注等。 电子档案以多层级进行管理的,其目录数据项宜按照DA/T 18、DA/T 39、DA/T 50、DA/T 78、 DA/T 85的要求进行设置,并保持各层级之间的关联。 5.3.3 电子档案内容数据准备 电子档案内容数据的数据类型和格式应符合GB/T 18894—2016中8.3、GB/T 33190—2016、GB/ T 39362—2020的第9章、DA/T 47—2009的要求。 5.3.4 元数据准备 文书类电子档案的元数据应符合DA/T 46—2009、GB/T 39362—2020中7.2、DA/T 85—2019中 8.1、8.2、8.3的相关要求,照片类电子档案的元数据应符合DA/T 54—2014的要求,录音录像类电子 档案的元数据应符合DA/T 63—2017的要求,其他门类电子档案的元数据项应符合相关标准要求。 6 电子档案移交 6.1 组织电子档案移交信息包 6.1.1 确定待移交电子档案 档案移交单位应按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案,并按照附录A中表A.1 的样式生成《电子档案移交清单》。《电子档案移交清单》应与电子档案共同移交。《电子档案移交清单》 应采用版式文件格式或由档案移交单位与档案馆双方约定文件格式。 6.1.2 编制移交说明文件 档案移交单位应编制说明文件,存放与移交电子档案有关的信息,包括电子档案的移交单位、内容 描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助于说明移交电子档案的信息。 采用离线移交方式时,说明文件中还应包括离线移交的载体参数(如载体类型、载体容量等)、载体 编号、载体数量、载体制作单位和载体检查单位等信息。 861