ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T18—2022 代替DA/T 18—1999 档案著录规则 Rules for archival description 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布13DA/T 18—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件代替DA/T 18—1999《档案著录规则》,与DA/T 18—1999相比,除结构调整和编辑性改动 外,主要技术变化如下: ———更改了规范性引用文件的内容(见第2章,1999年版的第2章); ———增加了术语“著录单元”“多级著录”“著录层级”“著录主体”,更改了“著录”“著录项目”“条目”, 删除了“著录格式”“著录目录”(见第3章,1999年版的第3章); ———增加了“总体原则和要求”一章(见第4章); ———增加了“多级著录模型”一章(见第5章); ———增加了“著录项目清单”一章(见第6章); ———更改了著录项目的大项及其构成,由原来的“题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期 限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项”7大项改为“标识、背景、内容与结 构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制”7大项(见第6章表1,1999年版的第4 章); ———增加了 “著录层级”“组织机构沿革/人物生平”“档案保管沿革”“人名”“计算机文件大小”“计 算机文件格式”“生成方式”“整理情况”“销毁情况”“公开属性”“开放标识”“语言或文字”“存储 位置”“原件存放位置”“复制件存放位置”“相关著录单元”“著录者”“著录时间”等著录项目(见 第6章表1); ———更改了著录项目的名称,将“提要”改为“范围和提要”(见9.1,1999年版的9.6.2); ———删除了“电子文档号”著录项目(见1999年版的9.7.4); ———删除了“著录用标识符”(见1999年版的第5章)、“著录条目格式”(见1999年版的第6章)、 “著录用文字”(见1999年版的第7章)和“著录信息源”(见1999年版的第8章)四章; ———更改了相关著录项目的著录细则(见第7章~第10章、第12章、第13章,1999年版的第9 章); ———增加了“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”“著录条目 示例”5个资料性附录(见附录A~附录E)。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所。 本文件主要起草人:聂曼影、张淑霞、王熹、晏杰、魏伶俐、陈吉。 本文件的历次版本发布情况为: ———1999年首次发布为DA/T 18—1999。 ———本次为第一次修订。 23DA/T 18—2022 档案著录规则 1 范围 本文件确立了档案多级著录模型和原则,明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体, 规定了各著录项目的著录要求。 本文件适用于档案馆(室)对各类档案的著录。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅 该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T 4880(所有部分) 语种名称代码 GB/T 4881 中国语种代码 GB/T 15418 档案分类标引规则 DA/T 13 档号编制规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 著录 description 为检索和管理档案资源,对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。 3.2 著录单元 unit of description 作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。 3.3 多级著录 multilevel description 从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法。 3.4 著录层级 level of description 著录单元在全宗内所处的层次位置。 注: 著录层级包括文件级、案卷级、类别级、全宗级等。 3.5 著录项目 element of description 揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。 3.6 著录条目 entry of description 一个著录单元所有著录项目的组合。 注: 手工著录环境下,著录条目的形式为著录卡片;计算机环境下,著录条目的形式为一条数据记录。 33DA/T 18—2022 3.7 著录主体 subject of description 对著录工作负有责任的机构或部门。 4 总体原则和要求 4.1 层级性 根据档案整理结果,从文件级到全宗级分级著录档案信息,以反映部分与整体的层次结构。 4.2 相称性 仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如,当著录单元为全宗时,不提供案卷的详细内容信息; 当著录单元为文件时,仅著录文件信息;当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时,不 提供该单位的组织机构沿革信息。 4.3 关联性 标识著录条目的著录层级,将其与上一级著录单元相连接,以明确著录单元在著录层级结构中的位 置,揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。 4.4 动态性 著录项目的内容发生变化时,应重新著录。根据实际需要,保留原著录内容或重新赋值。例如,著 录单元的开放审核意见发生变化时,开放标识项重新赋值;著录单元的密级发生变更时,密级项在保留 原著录内容的基础上,补充变更情况。 5 多级著录模型 图1给出了多级著录的一般模型,但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别(档案门类)。 图1 档案多级著录一般模型 43DA/T 18—2022 6 著录项目清单 档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制7个大 项,35个小项。表1规定了著录项目及其约束性,指出了其适用的著录层级和著录主体。各著录层级 的完整著录项目分别参见附录A、附录B、附录C和附录D。 表1 著录项目清单 著录项目 约束性 著录层级 著录主体 标识档案馆代码 著录层级 档号 题名 文件编号 日期必著 全宗级 档案馆 选著 文件级、案卷级、类别级 档案馆 必著 所有 档案室、档案馆 必著 所有 档案室、档案馆 必著 所有 档案室、档案馆 有则必著 文件级 档案室 必著 所有 档案室、档案馆 背景责任者 组织机构沿革/人物生平 档案保管沿革必著 所有 选著 全宗级 必著 全宗级 选著 文件级、案卷级、类别级档案室、档案馆 档案室、档案馆 档案室、档案馆 内容与结构范围和提要 人名 稿本 文种 附件 载体形态 计算机文件大小 计算机文件格式 生成方式 整理情况 保管期限 销毁情况选著 所有 档案室、档案馆 选著 文件级、案卷级 档案室 选著 文件级 档案室 选著 文件级 档案室 选著 文件级 档案室 有则必著 文件级 档案室 选著 案卷级、类别级、全宗级 档案室、档案馆 选著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 选著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 选著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 选著 类别级、全宗级 档案室、档案馆 必著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 有则必著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 查阅与 利用控制密级 有则必著 文件级 档案室、档案馆 公开属性 有则必著 文件级 档案室 开放标识 必著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 语言或文字 选著 文件级 档案室 主题词或关键词 选著 文件级 档案室 53DA/T 18—2022 表1 著录项目清单 (续) 著录项目 约束性 著录层级 著录主体 查阅与 利用控制分类号 选著 文件级、案卷级 档案室、档案馆 缩微号 选著 所有 档案室、档案馆 存储位置 选著 所有 档案室、档案馆 相关档案材料原件存放位置 选著 所有 档案室、档案馆 复制件存放位置 选著 所有 档案室、档案馆 相关著录单元 选著 类别级、全宗级 档案室、档案馆 附注 附注 选著 所有 档案室、档案馆 著录控制著录者 选著 所有 档案室、档案馆 著录日期 选著 所有 档案室、档案馆 7 标识项著录细则 7.1 档案馆代码 档案馆代码是国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码。档案馆代码应照实著录。 示例: 442002 7.2 著录层级 记录著录单元的著录层级。 示例: 文件级 案卷级 类别级 全宗级 7.3 档号 7.3.1 档号是以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。 DA/T 13规定了按卷整理的档号结构:全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号,以及按 件整理的档号结构:全宗号-类别号-件号。应按照DA/T 13的规则,对各著录层级赋予不同的档号: ———全宗级档号取全宗号; 示例: X033 (说明:全宗级档号,全宗号) ———类别级档号取类别号及其上位类代码,即“全宗号-类别号”; 示例: X033-ZP(说明:类别级档号,全宗号-一级类别号) ———案卷级档号取案卷号及其所有上位类代码,即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号”; 示例: X033-ZP·2008-001(说明:案卷级档号,全