ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T13—2022 代替 DA/T 13—94 档号编制规则 Compilation rules for reference codes 2022-04-07发布 2022-07-01实施 国家档案局发布91DA/T 13—2022 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件代替DA/T 13—1994《档号编制规则》,与DA/T 13—1994相比,除结构调整和编辑性改动 外,主要技术变化如下: ———增加了“规范性引用文件”一章(见第2章); ———更改了“档号”的定义,与《档案工作基本术语》表达一致(见3.2,1994年版的2.1); ———更改了“全宗号”“类别号”“项目号”“案卷号”“件号”“页号”的定义(见3.3、3.4、3.6、3.8、3.9、 3.10,1994年版的2.2、2.4、2.5、2.6、2.7、2.8); ———更改了术语的名称,“案卷目录号”改为“目录号”,“页(张)号”改为“页号”(见3.7、3.10,1994 年版的2.3、2.8); ———增加了“档案门类代码”的定义(见3.5); ———增加了“适用性原则”(见4.6); ———将“合理性原则”更改为“一致性原则”,并更改了内容(见4.2,1994年版的3.2); ———更改了“扩充性原则”“简单性原则”的内容(见4.4、4.5,1994年版的3.4、3.5); ———增加了“档号的构成元素”一章(见第5章); ———更改了档号的结构。设置了必选代码和可选代码;优化了类别号的组成;规定了按卷、按件的 档号结构(见第6章、第7章,1994年版的第4章); ———更改了档号的编制方法,按照新的档号构成予以规定(见第8章,1994年版的第5章); ———更改了对位数的规定(见6.1.3、7.1.3、第8章,1994年版的第5章); ———增加了档号编制示例,便于理解操作(见附录A)。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由全国档案工作标准化技术委员会提出。 本文件由国家档案局归口。 本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所。 本文件主要起草人:聂曼影、魏伶俐、张淑霞、晏杰、王熹、陈吉。 本文件的历次版本发布情况为: ———1994年首次发布为DA/T 13—1994。 ———本次为第一次修订。 02DA/T 13—2022 档号编制规则 1 范围 本文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本文件适用于档案馆(室)编制档号。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 代码 code 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。 3.2 档号 reference code 以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。 [来源:DA/T 1—2000,定义5.12,有修改] 3.3 全宗号 fonds number 档案所属全宗的代码。 3.4 类别号 series number 按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。 3.5 档案门类代码 archival category code 档案所属门类的代码。 注: 档案门类代码是一级类别号,如文书档案代码、科技档案代码等。 3.6 项目号 project number 产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。 3.7 目录号 catalogue number 全宗内案卷所属目录的代码。 3.8 案卷号 file number 案卷排列的顺序代码。 12DA/T 13—2022 注: 按组或册整理的档案可用组号或册号。 3.9 件号 item number 归档的文件排列的顺序代码。 3.10 页号 page number 案卷内文件每页排列的顺序代码。 4 档号编制原则和要求 4.1 唯一性原则 档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。 4.2 一致性原则 档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。 4.3 稳定性原则 档号一经确定,不应随意改变。 4.4 扩充性原则 档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要。 4.5 简单性原则 档号力求简短明了、减少代码差错,以提高处理效率。 4.6 适用性原则 档号的编制宜适应不同的技术环境。 5 档号的构成元素 档号构成的元素包括: a) 全宗号。 b) 类别号。 ———一级类别号(档案门类代码); ———二级及三级类别号; ———项目号; ———目录号; ———年度; ———保管期限代码; ———机构/问题代码。 c) 案卷号/组号/册号。 d) 件号/页号。 22DA/T 13—2022 6 按卷整理档案的档号结构 6.1 结构 6.1.1 按卷整理的档号结构应为: 全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号 即××× 全宗号-××× 类别号-××× 案卷号/组号/册号-××× 件号/页号 6.1.2 按卷整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别 号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。 示例1: 档案门类代码·二级类别号·年度·保管期限代码 即××× 档案门类代码·××× 二级类别号·××× 年度·××× 保管期限代码 示例2: 档案门类代码·项目号 即××× 档案门类代码·××× 项目号 示例3: 档案门类代码·二级类别号·三级类别号·年度 即××× 档案门类代码·××× 二级类别号·××× 三级类别号·××× 年度 6.1.3 结构说明 “×××”不代表各代码所占的位数。6.1.1中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位 代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。6.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间 隔号“·”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。 6.2 元素的选用 6.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号/组号/册号为必选项,不应省略。 32DA/T 13—2022 6.2.2 二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号为可选项,可根据实际需要 选择使用。 7 按件整理档案的档号结构 7.1 结构 7.1.1 按件整理的档号结构应为: 全宗号-类别号-件号 即××× 全宗号-××× 类别号-××× 件号 7.1.2 按件整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别 号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。 示例1: 档案门类代码·二级类别号·年度·保管期限代码·机构/问题代码 即××× 档案门类代码·××× 二级类别号·××× 年度·××× 保管期限代码·××× 机构/问题代码 示例2: 档案门类代码·年度·保管期限代码·机构/问题代码 即××× 档案门类代码·××× 年度·××× 保管期限代码·××× 机构/问题代码 示例3: 档案门类代码·保管期限代码·年度 即××× 档案门类代码·××× 保管期限代码·××× 年度 7.1.3 结构说明 “×××”不代表各代码所占的位数。7.1.1结构中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、 下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。7.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间 用间隔号“·”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。 42DA/T 13—2022 7.2 元素的选用 7.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、年度、保管期限代码、件号为必选项,不应省略。 7.2.2 二级及三级类别号、机构/问题代码为可选项,可根据实际需要选择使用。 8 档号的编制方法 8.1 全宗号的编制方法 8.1.1 一般采用4位代码标识全宗号。其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性,后3位用阿拉 伯数字标识顺序号。 8.1.2 在同一个档案馆(室)内,全宗属性代码不应重复。 8.1.3 在同一个全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号。不应有重号。 示例1: 某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为“X013”。 示例2: 某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为“J004”。 示例3: 某省档案馆藏第123号全宗,可标识为“R123”。 示例4: 某省档案馆藏已撤销的某地行署003号全宗,可标识为“D003”。 8.2 档案门类代码的编制方法 8.2.1 采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。 示例: 机关档案门类代码标识为:文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、 录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。 8.2.2 在同一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的档案门类代码。 8.3 二级及三级类别号的编制方法 8.3.1 二级及三级类别号的设置应科学、简洁。根据实际情况,可扩展至四级。 8.3.2 采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号,不应有重号。 示例: 行政许可档案中登记注册档案中的注册类档