ICS01.140.20 CCSA14 中华人民共和国档案行业标准 DA/T103—2024 招标投标电子文件归档规范 Archivingspecificationforelectronicdocumentoftenderingandbidding 2024-08-16发布 2025-02-01实施 国家档案局发布前 言 本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件起草单位:浙江省能源集团有限公司、国家档案局经济科技档案业务指导司、浙江省档案局、 浙江天音管理咨询有限公司、东软集团股份有限公司、中国人民大学信息资源管理学院。 本文件主要起草人:王穆君、蔡盈芳、王瑾、牛力、孟强、胡敏、吕洪炳、胡文苑、夏振华、张鑫韬、张荣亮、 冯萍萍、韩明达、张成煜、许峻、周怡、王锐、施荣剑、曾静怡。 ⅠDA/T103—2024招标投标电子文件归档规范 1 范围 本文件规定了招标投标交易平台形成电子文件归档的一般方法。 本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织(以下简称“单位”)通过电子招标投标交易平台 进行招标投标形成的电子文件的归档管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。 DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案 DA/T54—2014 照片类电子档案元数据方案 DA/T63—2017 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T92 电子档案单套管理一般要求 DA/T97 电子档案证据效力维护规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 电子招标投标 e-bidding 根据招标投标相关法律法规规章,以数据电文为主要载体,应用信息技术完成招标投标活动的 过程。 注:数据电文是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。 3.2 招标人 tenderee 依法提出招标项目、进行招标的法人或者其他组织。 3.3 招标代理机构 biddingagency 依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织。 3.4 投标人 tenderer 响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。 3.5 交易平台 transactionplatform 招标投标当事人通过数据电文形式完成招标投标交易活动的信息平台。 注:交易平台主要用于在线完成招标投标全部或部分交易过程,编辑、生成、对接、交换和发布有关招标投标数据信 1DA/T103—2024息,为行政监督部门和监察机关依法实施监督、监察和受理投诉提供所需的信息通道。 3.6 第三方平台机构 third-partyplatformoperatingagency 除招标人或招标代理机构之外,运营电子招标投标交易平台的第三方机构。 3.7 招标投标电子文件 electronicdocumentoftenderingandbidding 单位通过电子招标投标交易平台开展招标、投标、开标、评标、中标(定标)等招标投标活动全过程中 形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。 注:招标投标电子文件由内容、结构和背景组成。 3.8 招标投标电子档案 electronicrecordoftenderingandbidding 具有保存价值并归档保存的招标投标电子文件。 3.9 标段(包) bidsection(package) 根据实际需要,依据一定的约束条件及标准,对招标项目构成内容进行合理划分,成为最基本的交 易管理单元。 3.10 归档信息包 archivingsubmissioninformationpackage;ASIP 不具备在线归档条件时,电子招标投标交易平台向电子档案管理系统传输归档电子文件的信息包。 [来源:DA/T70—2018,3.11,有修改] 4 总体要求 4.1 应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对招标投标电子文件进行归档管理,来源可靠、程序规 范、要素合规、安全可用且符合DA/T92或者DA/T97要求的招标投标电子档案,可仅以电子形式归 档保存。 4.2 招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构均应对各自参与的部分电子文件进行归档;招标 人应落实主体责任,归档全套招标投标电子文件;电子招标投标交易平台应建设归档功能对相关电子文 件进行形成、收集与整理,或建设能够与电子档案管理系统相衔接的接口功能(归档功能与接口功能见 附录A)。 4.3 委托招标代理机构进行招标投标的单位应在合同或协议中确定归档事项,包括归档时间、归档方 式、归档文件质量等。招标代理机构应及时将应由招标人归档保存的招标投标电子文件移交招标人 归档。 4.4 使用除招标人或招标代理机构之外第三方运营的电子招标投标交易平台的单位,应与电子招标投 标交易平台运营机构签订使用合同,约定归档事项,包括归档时间、归档方式、归档文件质量等。电子招 标投标交易平台运营机构应及时将应由招标人、投标人、招标代理机构归档保存的招标投标电子文件移 交招标人、投标人、招标代理机构归档。 5 职责 5.1 招标人的招标投标业务部门负责收集、整理招标投标电子文件,及时将整理好的电子文件归档至 本单位档案部门;招标人的档案部门负责接收招标投标电子档案,并对整个归档过程予以必要的业务 指导。 2DA/T103—20245.2 投标人的招标投标业务部门负责收集、整理招标投标电子文件,及时将整理好的电子文件归档至 本单位档案部门;投标人的档案部门负责接收招标投标电子档案,并对整个归档过程予以必要的业务 指导。 5.3 招标代理机构的业务部门负责本单位归档保存的招标投标电子文件的形成、收集、整理、移交,负 责形成应由招标人、投标人归档的招标投标电子文件的归档信息包并移交招标人、投标人;招标代理机 构的档案部门负责接收本单位归档保存的招标投标电子文件,并对整个归档过程予以必要的业务指导。 5.4 第三方平台机构的业务部门负责本单位归档保存的招标投标电子文件的形成、收集、整理、移 交,按要求将应由招标人、投标人、招标代理机构归档保存的招标投标电子文件移交招标人、投标人、招 标代理机构。第三方平台机构的档案部门负责接收本单位归档保存的招标投标电子文件,并对整个归 档过程予以必要的业务指导。 5.5 招标人、招标代理机构、第三方平台机构负责在电子招标投标交易平台的规划、分析、设计、实施、 运维等过程中,落实招标投标电子文件归档要求,并将归档要求在系统中实现。 5.6 招标人、投标人、招标代理机构、第三方平台机构应加强招标投标电子文件与电子档案的保密 管理。 6 招标投标电子文件归档范围 招标、投标、开标、评标、中标(定标)等招标投标活动全过程产生的具有保存价值的电子文件及其元 数据均应纳入归档范围,各单位参照附录B,结合工作实际编制本单位的招标投标电子文件归档范围 表,编制依据包括《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国民法 典》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《机关文件材料归档 范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档 案保管期限规定》《电子招标投标办法》。与招标投标活动相关,但不是由电子招标投标交易平台产生的 电子文件,可根据工作实际纳入招标投标电子文件归档范围。 7 招标投标电子文件的形成 7.1 招标投标电子文件源格式符合归档要求的直接采用源格式归档。源格式不符合归档要求的应转 换为符合归档要求的格式,无法转换的可以采用源格式归档。不同的招标投标电子文件,根据其所属档 案的类别要求确定归档格式,推荐如下: ———文本类电子文件宜以PDF/A、OFD为主格式归档,或以RTF、WPS、DOCX、XLSX通用格式 归档; ———二维矢量电子文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF格式归档; ———三维矢量电子文件以STEP、PDF/E格式归档; ———照片类电子文件以JPG、TIF、PNG格式归档; ———录音类电子文件以MP3、WAV格式归档; ———录像类电子文件以源格式和AVI、MP4、MPG、FLV格式归档。 7.2 招标投标电子文件应审签手续齐全,内容完整,并按DA/T46—2009、DA/T54—2014、 DA/T63—2017的要求形成元数据。招标投标电子文件元数据与DA/T46—2009、DA/T54—2014、 DA/T63—2017部分元数据对照关系见附录C。 3DA/T103—20248 招标投标电子文件的收集 8.1 招标投标电子文件归档工作应在标段(包)招标流程终结后定期进行,终结节点既可为中标通知书 发出后,也可为合同签订后,根据各单位实际情况决定。 8.2 标段(包)招标流程终结后,移交归档责任人按归档范围(见附录B)定期将招标投标形成的电子文 件和元数据,通过接口传输至电子档案管理系统;不具备在线归档条件的,移交归档责任人应形成离线 的归档信息包(归档信息包结构见附录D),移交招标人、投标人及招标代理机构的招标投标业务部门。 具体归档传输时间不晚于招标投标所在项目文件归档或采购年度的次年3月31日。移交时,电子档案 证据效力维护应符合国家相关要求。 8.3 招标投标电子文件收集时参照DA/T70—20