ICS 01.140.30 C 01 吉 DB22 林 省 地 方 标 准 DB 22/T 469—2018 DB22/T 469-2009 卫生行政处罚档案管理规范 Archives management regulation of health administrative penalty 2018 - 12 - 13 发布 吉林省市场监督管理厅 2018 - 12 - 30 实施 发 布 DB22/T 469—2009 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准代替DB22/T 469-2009《卫生行政处罚档案管理规范》。与DB22/T 469-2009相比，除编辑性 修改外主要技术变化如下： ——引用文件修改为最新版本； ——修改了章标题 “归档案卷范围”和内容，部分卫生行政执法文书的名称和种类按《卫生行政 执法文书规范》最新版本修改和增删； ——修改了章标题“档案工作的管理要求”和内容； ——5.4 项下按“不能随文书、材料立卷的视听证据”和“不能随文书、材料立卷的物证或材料” 两方面详细要求； ——修改了章标题“档案的整理方法与归档要求”和内容； ——原 6.1.3 删除，内容并入 6.1.1； ——原 6.2.2.1 和 6.3.2.1“填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。”合并为一 条,设为 6.2； ——修改了“归档案卷保存期限”部分内容； ——修改了“归档案卷移交”部分内容； ——修改了附录 A。 本标准由吉林省卫生健康委员会提出并归口。 本标准起草单位：吉林省卫生和计划生育委员会卫生监督所。 本标准主要起草人：冮森林、张旭宏、林丰全、霍烽、陈光伟、舒畅。 本标准代替了DB22/T 469-2009。 本标准历次版本发布情况为： ——DB22/T 469-2009。 I DB22/T 469—2009 卫生行政处罚档案管理规范 1 范围 本标准规定了卫生行政处罚档案管理的归档案卷的整理方法和归档要求。 本标准适用于各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 《卫生行政执法文书规范》 中华人民共和国卫生部令第87号 《机关档案工作业务建设规范》(国档发〔1987〕27号) 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 归档案卷 files filed 立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书（以下简称文书）档案保存的各种纸质 文书、材料。 3.2 归档案卷整理 processing of archival volumes 将归档案卷以卷为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒的过程。 3.3 卷 volumes 归档案卷的整理单位。 4 4.1 归档案卷类别 依据材料 a) b) c) d) 4.2 卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料； 检举揭发申诉材料； 上级批件； 会议决定。 立案材料 a) 卫生行政处罚案件受理记录； 1 DB22/T 469—2009 b) 立案报告； c) 案件移送书。 4.3 证据材料 a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) 4.4 现场笔录； 询问笔录； 卫生监督意见书； 产品样品采样记录； 非产品样品采样记录； 产品样品确认告知书； 检验结果告知书； 卫生行政控制决定书； 解除卫生行政控制决定书； 查封扣押决定（处理、延期通知）书； 证据先行登记保存决定书； 证据先行登记保存处理决定书； 案件调查终结报告以及在执法检查中收集到的其他书面或视听等证据材料。 案件裁量材料 a) 合议记录； b) 行政处罚事先告知书； c) 陈述申辩笔录。 4.5 听证材料 a) 行政处罚听证通知书； b) 听证笔录； c) 听证意见书等。 4.6 处罚决定材料 a) 卫生行政处罚决定书； b) 当场行政处罚决定书。 4.7 执行材料 a) b) c) d) 4.8 送达回执； 催告书； 强制执行申请书； 罚没款收据。 结案材料 结案报告。 4.9 行政复议材料 a) 涉及行政复议的行政处罚案件需存档的行政复议申请书； 2 DB22/T 469—2009 b) c) d) e) f) g) h) 4.10 行政诉讼材料 a) b) c) d) e) 4.11 当事人提起行政诉讼的行政处罚案件需存档的行政诉讼起诉状； 行政诉讼上诉状； 行政诉讼申诉状； 行政诉讼授权委托书； 法定代表人身份证明。 其他相关材料 a) b) c) d) 5 行政复议告知书； 不予受理决定书； 申请转送函； 责令受理通知书； 提出答复通知书； 停止执行通知书； 行政复议决定书。 被处罚主体的身份和法定资质证明材料； 代理人的相关材料； 相关的审批材料； 在卫生行政处罚案件过程中形成的，与卫生行政处罚案件有关的通报、报道、视听材料等各种 有价值的材料。 管理要求 5.1 文书、材料实行一事一档（卷）、一案一档（卷）、一户一档（卷）制度，一卷一号。案卷内材 料按日期先后顺序排列，日期相同的材料按案件办理的先后顺序排列。 5.2 卫生监督机构应自立案之日起，由案件承办人员系统收集相关文书、证据材料及其它文件材料并 及时立卷。 5.3 卫生行政处罚案件结案后，案件承办人员应整理案件的全部文书、材料，并进行编号装订，按要 求归档。跨年度的案卷应在结案年整理完毕并归档。 5.4 不能随文书、材料立卷的视听证据，应在备考表上注明证据的名称、制作方法、制作时间、制作 人、证明对象、存放地点和处理情况等；不能随文书、材料立卷的物证或材料，应在备考表上注明名称、 数量、取得时间、取得地点、责任者、存放地点及处理情况等。 6 归档要求 6.1 填写要求 填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。 6.2 6.2.1 细则 案卷编目 3 DB22/T 469—2009 6.2.1.1 编写卷内文书、材料编号。即按卷内文书系统化排列后确定的顺序。将有字迹、图表等内容 的页面，依次编写页号，空白页不编号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 6.2.1.2 页号编写位置在文书、材料正页的右上角、反页的左上角。一般用铅笔使用阿拉伯数字按顺 序流水编号。 6.2.2 案卷封面 6.2.2.1 格式见附录 A。 6.2.2.2 案由即案卷标题。是用简洁的文字对卷内一组文书的高度概括。应按《卫生行政执法文书规 范》第九条的规定填写。 6.2.2.3 被处罚单位（人）填写被处罚单位全称或个人姓名。 6.2.2.4 被处罚单位（人）地址填写被处罚单位或个人详细地址。 6.2.2.5 处罚内容填写作出处罚的种类和幅度。 6.2.2.6 受案日期、结案日期即卷内执法文书的起止日期。应填写卷内最早一份文书和最迟一份文书 的落款日期。 6.2.2.7 归档日期填写卷宗移交档案室的日期。 6.2.2.8 保存期限填写划定的保存期限。 6.2.2.9 归档科室填写案件承办科室全称。 6.2.2.10 归档承办人填写移交卷宗人姓名。 6.2.2.11 立档单位填写承办案件单位全称。 6.2.2.12 案卷封皮右上端归档章空格内填写要求如下： a) 全综号即档案馆给立档单位的编号。 b) 年度即立档年度如：“2018”。 c) 室编卷号即案卷编号。 d) 机构（问题）填写处罚类。 e) 保存期限即永久或定期。 f) 馆编卷号即档案馆编号。 6.2.3 6.2.3.1 6.2.3.2 6.2.3.3 6.2.3.4 6.2.3.5 6.2.3.6 6.2.3.7 6.2.3.8 6.2.4 6.2.4.1 6.2.4.2 6.2.4.3 6.2.4.4 6.2.4.5 4 卷内目录 格式见附录 B。放在卷首。 顺序号填写卷内每份文书、材料排列顺序的序号。一份文书一个顺序号。 责任者填写文书的制发机关或代表人姓名。应填全称或规范化简称。 题名填写文书的标题或材料名称。 文号或编号填写文书的文号如： “吉卫医罚字[2018 第 001 号”，或文书的编号如:“2018001”。 日期填写文书形成的时间。如：“2018.04.09”。 页号填写卷内文书、材料所在页号。 备注留待对卷内文书、材料变化时作说明用。 卷内备考表 格式见附录 C。放在文书、材料尾页之后。用以说明卷内文书的情况。 卷内情况说明主要填写卷内文书、材料缺损、修改、补充（视听）、移出、销毁等情况。 整理人填写负责整理案卷的人员姓名。 检查人填写负责检查归档案卷整理质量的人员姓名。 日期填写归档案卷整理完毕日期。 DB22/T 469—2009 7 7.1 保管和利用 保存期限 档案保存期限划分为永久、定期二种。 7.2 装订 使用档案专用线绳，采用三孔一线的装订方法装订。 7.3 移交 案卷整理完毕后应及时向本单位档案室移交并办理移交手续。 7.4 注意事项 7.4.1 破损文书、材料，应当进行修补或者复制。复制件放在原件前面。 7.4.2 文书、材料纸面过小或者装订影响字迹的文书，另用纸加衬边后再装订。纸面过大的材料、图 表，按卷面大小折叠整齐。 7.4.3 需要附案卷的信封应当打开放平，邮票不得撕揭。 7.4.4 文书、材料上的金属物应当剔除。 7.5 利用 应按《机关档案工作业务建设规范》的规定执行。 5 DB22/T 469—2009 AA 附 录 A （规范性附录） 案卷封面格式 （全综号） （ 年度） （机构或问 题） （保管期 限） （室编卷 号） （馆编卷 号） 吉林省卫生监督行政处罚卷宗 案 由 被处罚单位（人） 被 处 罚 单位（人）地址 处 罚 内 容 受案日期 年 月 日 结案日期 归档日期 年 月 日 保存期限 归档科室 归档承办人 xxx卫生监督所 6 年 月 日 DB22/T 469—2009 BB 附 录 B （规范性附录） 卷内文件目录格式 卷 内 文 件 目 录 序号 责任者 文 号 题 名 日期 页号 备注 7 DB22/T 469—2009 CC 附 录 C （规范性附录） 卷内备考表格式 卷 内 备 考 表 卷内情况说明： 整理人： 检查人： 年 月 日 _________________________________ 8