ICS 03.080.99 A 16 西 DB54 藏 自 治 区 地 方 标 准 DB 54/T 0205—2020 养老机构档案管理规范 2020 - 07 -21 发布 西藏自治区市场监督管理局 2020 - 08 - 19 实施 发 布 DB54/T 0205—2020 目  次 前言..................................................................................................................................................................... II 1 范围................................................................................................................................................................. 1 2 术语和定义..................................................................................................................................................... 1 3 基本要求......................................................................................................................................................... 1 4 档案分类......................................................................................................................................................... 2 5 档案管理......................................................................................................................................................... 2 附录 A（资料性附录） 档案归档登记记录................................................................................................... 7 附录 B（资料性附录） 档案借阅登记记录................................................................................................... 8 参考文献............................................................................................................................................................... 9 I DB54/T 0205—2020 前  言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由西藏自治区民政厅提出并归口。 本标准起草单位：西藏自治区民政厅、拉萨市民政局、山南市民政局、中国标准化研究院、西藏自 治区标准化研究所。 本标准主要起草人：魏利伟、白玛玉珍、李宏、刘文红、李彦鹏、次仁德吉、达娃次仁、刘守华、 张莺、张剑、李坤威、李文武、石维彬、扎西央宗、贡桑卓玛。 II DB54/T 0205—2020 养老机构档案管理规范 1 范围 本标准规定了养老机构档案管理的基本要求，以及档案的分类、收集、整理、立卷、归档、保管、 鉴定、销毁和利用等管理要求。 本标准适用于养老机构的档案管理。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 2.1 档案 archives 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 [DA/T 1-2000，定义2.1] 2.2 档案管理 archives management 档案的收集、整理、保管、借阅和提供利用等活动。 3 基本要求 3.1 养老机构应按照国家有关政策要求建立档案的管理制度、审批授权制度、监督检查制度、人员管 理培训制度等，具体要求如下： a) 明确工作流程，编制技术操作手册和管理要求等； b) 明确审批授权的范围、权限内容、方式和程序等； c) 明确监督检查的内容、方式、频率和责任人等； d) 明确人员岗位职责和要求，以及人员培训的内容、方式、对象和频率等。 3.2 养老机构应对本机构形成的业务材料做好收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、 利用和移交等工作。档案应真实、完整、安全和有效。 3.3 档案应由机构集中保存。 3.4 养老机构应对档案中记载的信息负有保密责任。 3.5 档案同时存在纸质和电子两种载体形式的，在内容、相关说明及描述上应保持一致。不一致时应 以纸质档案记载信息为准。 3.6 养老机构应设置档案室和配备档案管理人员。 3.7 养老机构应对所有档案进行分类管理，且每份档案应有唯一的档案号，即唯一的编码。 1 DB54/T 0205—2020 3.8 档案管理人员应遵守保密守则和保密纪律，无关人员不应随意浏览档案柜或翻阅档案资料，不应 在私人通信、电话、公共场所或与无关人员谈论工作中透露档案内容和档案机密，不携带任何档案外出。 绝密档案应存入保险柜，借出或归还的档案应仔细清点登记，不应擅自提供或复制保密档案。 3.9 档案应进行定期或不定期检查，注意查看永久保存的档案，发现破损、字迹模糊应及时加以修补 和复制。 3.10 档案记录应满足如下要求： a) 记录应及时、准确、完整，内容简明扼要、实用，医用、安全等专用术语应准确。 b) 字迹清楚、端正。出现错字时，应当用双线划在错字上，保留原记录清楚、可辨，并注明修改 时间，修改人签名。不得采用刮、粘、涂等方法掩盖或去除原来的字迹。 c) 眉栏、页码填写完整，记录者签全名。 d) 宜使用钢笔、签字笔，颜色为蓝黑色或黑色。 4 档案分类 档案按类别分为： a) 老年人档案：包括入院档案、健康档案、院期档案和后事档案； b) 文书档案：包括行政管理档案、服务档案和党务档案； c) 科技档案：包括工程建设档案和设施设备档案； d) 人事档案：包括入职档案、培训档案、职位档案、薪酬考核档案和其他档案。 e) 会计档案：指会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单位经济活动相关的其他资料。 f) 声像实物档案：指照片、磁性载体、电子文件、电子邮件及实物等。 4.2 档案按材质分为纸制档案和电子档案。 4.3 档案保管期限按时间分为永久、长期、中期和短期，具体保管时限如下： ——永久保管； ——长期保管：30 年； ——中期保管：10 年； ——短期保管：5 年。 4.1 5 档案管理 5.1 收集 5.1.1 范围 档案材料收集范围见表1。 表1 序 档案分类 号 档案材料收集范围 收集范围 保管期限 归档时间 基本情况登记表（包括家属信息），入住申请书，特 老年人档 1 案 入院档案 困供养证（五保供养证），身份证和户口本复印件（包 括亲属身份证和户口本复印件），入住合同（供养协 议）。 2 长期 第二年第一 季度完成 DB54/T 0205—2020 健康档案 院期档案 后事档案 行政管理档案 入住评估结果，初次入住体检结果，每年体检表，医 务室诊疗记录，重大疾病住院记录。 老年人在院期间形成的具有一定保存价值的各种材 料。 遗嘱、财产处置记录等。 外来文件、内部文件、法律法规、产权产籍、资质、 合同协议、质量管理体系文件、标准化建设文件等。 中期 第二年第一 为老年人提供服务或相关支撑保障过程中所形成的材 2 文书档案 服务档案 料，例如清洁卫生服务记录、洗涤服务记录、膳食服 短期 季度完成 务记录、能源统计记录和消防巡视演练记录等。 党务档案 工程建设档案 3 科技档案 党务工作中形成的文件材料。 工程申请、设计、施工、验收等过程中形成的基础性 的文件材料。 说明书，采购、安装、调试和验收过程中的技术性与 设施设备档案 中期 验收完成后 长期 即时登记归 档 凭证性文件材料，运行、维修记录、设备改进、改装 和报废的文件材料等。 个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、英 入职档案 语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件 等个人入职基本信息，劳动合同、劳务合同、保密协 议、补充协议等实习协议等。 4 人事档案 培训档案 训申请表。 职位档案 职务任命书、职务变动申请表、职位职务变更记录表。 薪酬考核档案 试用期考核、年度考核、调薪申请。 其他档案 5 入职培训试卷、培训总结或结业证、培训登记表、培 会计档案 永久 个人党团相关资料、各类奖励和处罚记录，离职申请、 离职交接表、离职证明存根、补偿金协议等。 会计凭证、会计账簿、财务报表、账簿备份数据及单 位经济活动相关的其他资料。 长期 处以上领导检查指导工作等重大活动、本院重大会议 6 声像实物档案 活动所拍摄的照片、录像，奖旗、奖状、奖杯、奖章、 证书等材料。 5.1.2 三个月内 长期 第二年第一 季度完成 第二年第一 季度完成 要求 5.1.2.1 各部门应定期收集应归档的材料，按照档案分类结合办结时间进行归集。 5.1.2.2 收集材料时应按照“业务用表在前、审核凭证在后，重要凭证在前、次要凭证在后”的原则 顺序排列。业务审核凭证排列顺序应与业务报表名册中人员顺序保持一致。 5.1.2.3 材料的字迹、印章和日期应完整、清晰、准确。 5.1.2.4 各部门档案管理人员应对收集的材料进行检验，经检验合格后与经办人员办理交接手续，做 到账物相符。 5.2 整理 3 DB54/T 0205—2020 各部门档案管理人员应按照档案分类对