ICS 01.140.20 CCS A 14 3401 安 徽 省 合 肥 市 地 方 标 准 DB 3401/T 232—2021 物业服务档案管理规范 2021 - 06 - 29 发布 2021 - 06 - 29 实施 合肥市市场监督管理局 发 布 DB 3401/T 232—2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。 本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高新物业管理有 限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。 本文件主要起草人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方。 I DB 3401/T 232—2021 物业服务档案管理规范 1 范围 本文件规定了物业服务档案管理的基本要求、分类与编码、管理要求。 本文件适用于物业服务活动过程中档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本 文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 22-2015 归档文件整理原则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 42-2009 企业档案工作规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 物业服务档案 archives of property services 物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形式的文件或载体。 4 基本要求 4.1 物业服务档案管理应遵循以下原则： ——规范化：应建立健全统一的档案管理制度，设置档案管理的专兼职人员，明确档案管理人员 职责； ——信息化:应运用计算机为主的智能化工具加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用； ——专业化：在对物业服务档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面，应与物业服 务的专业性相适应； ——便利化：物业服务档案的管理应便于社会各方面的利用。 4.2 应具有满足档案管理所需要的设施设备和工具，包括但不限于： ——电脑； ——打印机； ——复印机； ——温度计； 1 DB 3401/T 232—2021 ——湿度计； ——去湿机； ——消防器材； ——整理装订设备、工具、装具。 4.3 应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。 ——应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防 护工作； ——档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品； ——定期检查维护档案设施设备，确保正常运转； ——档案管理机构应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，发现问题应当 及时处理，并建立检查和处理情况台账。 4.4 应建立档案借阅、使用登记等制度，完善使用档案相关审批手续，建立健全档案使用台账，对档 案利用及时跟踪和监督。 5 管理内容 应根据物业档案管理内容，分为综合管理、承接查验、秩序管理、工程管理、环境管理、绿化管理、 客服管理、合同管理、财务管理等，物业服务档案分类目录按附录A执行。 6 管理流程 6.1 收集与接受 6.1.1 物业档案的收集应遵循以下原则： ——应按照归档内容的规定进行收集； ——应核实材料的真实性、原始性，对于档案管理中规定为复印件材料的，接受时应与原始 材料核对，核实后的材料应有明确的注明。 6.1.2 物业服务单位应收集的物业档案包括但不限于： ——物业服务有关的重要活动记录； ——日常工作主要过程记录； ——其他具有保存价值的历史记录。 6.1.3 物业服务单位应接受的物业档案包括但不限于： ——建设单位移交资料； ——承接查验移交资料； ——业主单位移交资料； ——其他。 6.1.4 档案整理应符合 DA/T 22-2015 的要求。 6.2 立卷 6.2.1 应根据物业服务档案内容和性质对物业服务档案进行编码，档案编码规则按附录 B 执行。 6.2.2 应保持档案资料的有机联系，便于档案的保管和利用。 6.2.3 应编制统一的档案总目录，并在关联档案之间设立互见号。档案编目应符合 DA/T 42-2009 的要 求。 2 DB 3401/T 232—2021 6.3 保存 6.3.1 保存方式 6.3.1.1 物业服务档案宜实行电子档案和纸质档案归档双轨制，共享的电子档案应落实权限管理和网 络安全管理措施。 6.3.1.2 物业纸质档案可通过扫描仪或数码相机等数码设备进行数据加工，转化成数字图像和数字文 本保存在磁盘、计算机等载体。 6.3.1.3 电子档案管理应符合 GB/T 18894 的要求。 6.3.2 存放与排列 6.3.2.1 档案的存放可采取竖放、平放和卷放的方式。 注：平放档案叠高宜≤40 cm。 6.3.2.2 档案应根据装具的档号、案卷码、类别等的层级顺序排列存放。 6.3.2.3 宜在档案柜上张贴档案存放示意图。 6.3.3 保管期限 档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限，永久是指物业服务档案保存期无限延续，长期是指 物业服务档案的保存期限等同于该建筑物的使用寿命，短期是指物业服务档案保存期限不低于物业服务 合同期。物业服务档案归档范围及保管期限表按附录C执行。 注： 同案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应按最长期限保存。 6.4 登记与借阅 6.4.1 登记 6.4.1.1 应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。 6.4.1.2 物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长不超 过一年。 6.4.1.3 物业服务档案登记工作包括但不限于： ——档案收集、整理、移交、归档登记； ——档案借阅登记； ——档案销毁登记； ——档案检查登记； ——其他应予登记的事项。 6.4.2 借阅 借阅档案应履行规定的登记手续，使用后应按照规定及时归还。 6.5 统计 6.5.1.1 应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整理，对统计数据进行研究分析， 掌握现状，发现问题，提出改进措施。 6.5.1.2 档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。 6.5.1.3 各类数据应实事求是，以原始资料为依据，不得随意估算、虚报。 6.6 维护 3 DB 3401/T 232—2021 6.6.1 清洁 应定期清扫除尘，保持清洁。 6.6.2 检查 6.6.2.1 应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。 6.6.2.2 档案检查内容包括但不限于： ——档案资料的完整性； ——档案是否在有效期内； ——档案的资料版本是否最新； ——档案存放的安全性。 6.6.3 补充和修复 6.6.3.1 应及时补充相关缺失档案资料。 6.6.3.2 档案的修复包括但不限于：去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等。 6.6.3.3 档案的修复工作应符合 DA/T 25-2000 的要求。 6.7 交接 6.7.1 基本要求 档案交接应遵循以下要求： ——交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录保持一致； ——对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致； ——对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任 及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存； ——交接记录和现场查验结果应由各方共同书面签字确认。 6.7.2 内部交接 负责档案工作的人员岗位变动时应按档案管理要求进行档案交接，宜撰写档案移交说明。 6.7.3 外部交接 6.7.3.1 外部交接包括但不限于： ——与建设单位的交接； ——物业服务企业退出时的交接； ——与服务外包单位的交接。 6.7.3.2 物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料 完整，移交手续齐全，责任明确。 6.7.3.3 物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同 业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。 6.7.3.4 服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐 全，并要在交接文据上签字盖章。 6.8 销毁 4 DB 3401/T 232—2021 应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久 保存。 5 DB 3401/T 232—2021 A A 附 录 A （规范性） 物业服务档案分类目录表 物业服务档案分类目录表见表A.1。 表A.1 物业服务档案分类目录表 一级类目 代码 01 02 03 04 05 二级类目 类目名称 综合管理 承接查验 秩序管理 工程管理 环境管理 代码 类目名称 01 企业资质资料 02 人力资源管理 03 物资管理 04 办公设备 05 特殊载体 06 创示范项目资料 07 社区文化 08 标识管理 09 其他 01 基础建设 02 移交资料 03 其他 01 秩序服务 02 突发事件 03 消防安全管理 04 其他 01 供电设备 02 供水设备 03 供气设备 04 供暖设备 05 电讯设备 06 电梯设备 07 消防设备 08 空调设备 09 防雷设备 10 停车场设备 11 污水设备 12 化粪池管理 13 房屋维修、维护 14 公共设施设备维修、维 15 智能设备 16 其他 01 绿化管理 6 DB 3401/T 232—2021 表A.1（续） 一级类目 05 06 07 08 二级类目 环境管理 客服管理 合同管理 财务管理 02 保洁管理 03 其他 01 客服服务 02 业主档案 03 业户档案 04 出售、出租资料 05 其他 01 分包管理 02 物业服务合同 03 其他 按会计档案管理办法的规定 7 DB 3401/T 232—2021 B B 附 录 B （规范性） 物业服务档案编码 编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母