ICS 03.160 CCS A 16 泰 DB3212 州 市 地 方 标 准 DB3212/T 1040—2021 人民法院辅助事务外包服务规范 2021-06-29 发布 2021-07-01 实施 泰州市市场监督管理局 发 布 DB3212/T 1040—2021 前 言 本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件由泰州市姜堰区人民法院提出。 本文件由泰州市中级人民法院归口。 本文件起草单位：泰州市姜堰区人民法院。 本文件主要起草人：卢爱华、于世民、陈晓红、林成才、王晓理。 I DB3212/T 1040—2021 人民法院辅助事务外包服务规范 1 范围 本文件规定了人民法院辅助事务外包的可外包服务事项、发包原则、发包工作过程及要求、承包工 作过程及要求、监管考核和持续改进等。 本文件适用于泰州市区两级人民法院辅助事务外包工作的运行和管理。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 外包方 outsourcing party 某机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以提高效率。 3.2 外包机构 outsourcing organization 具有承接外包事务的服务机构。 3.3 法院辅助事务 auxiliary court affairs 除审判、强制执行等专业性强、难以替代的核心事务外的辅助性、机械性的事务。 3.4 法院辅助事务外包 outsourcing of court auxiliary services 法院将除审判、强制执行等专业性强、难以替代的审判事务外的、相关联的、辅助性的、机械性的 事务，外包给相关服务机构，并由法院对服务行为进行评价。 4 可外包服务事项 4.1 法院事务应区分程序保障类事务与专业判断实施类事务，专业判断实施类事务不得外包。 4.2 民商事、执行程序辅助事务外包应涵盖诉讼辅助事务外包、审判辅助事务外包、执行辅助事务外 包。 5 发包原则 5.1 合法原则 法院应掌握整个辅助事务外包过程中适用的国家法律法规和标准，依法确定发包范围、过程及承包 方选择，并采取有效措施予以监管。 5.2 安全原则 安全管理应遵循预防为主，全程监控的原则。法院应制定和落实安全管理体系，避免因辅助事务外 包引起的卷宗遗失或案件秘密和个人隐私被泄露。 5.3 可控原则 法院应对辅助事务外包工作全过程进行监控，对服务承包方的人员、工作场所、设备、管理工作、 1 DB3212/T 1040—2021 业务操作等进行必要的监督、检查。 6 发包工作过程及要求 6.1 发包流程 法院发包工作分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进五个 步骤。 6.2 规划与审批 6.2.1 法院应制定辅助事务工作规划，并取得有效的授权和批准。法院明确辅助事务外包工作责任部 门和负责人。 6.2.2 法院应在综合考虑法律法规的规定、自身业务量、案件特点、风险控制能力、费用等各种因素 的基础上，分析辅助事务外包的必要性和可行性，确定辅助事务外包的范围和方式。 6.3 承包方的筛选与确定 6.3.1 法院应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、辅助事务外包工作规划，制定承包方筛 选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的外包机构。 6.3.2 法院应根据国家法律法规的规定、自身业务需要，明确对承包方的基本要求： a) 承包方应为依法注册的法人； b) 承包方具有履行合同所必须的服务能力； c) 承包方的主要负责人诚实守信，无违法犯罪记录。 6.4 合同签订 6.4.1 合同内容 6.4.1.1 合同内容应包括服务内容和范围、工作场所、最低服务保障人员、服务质量标准、合同双方 的权利与义务、价格标准和付费方式、服务期限、保密条款、违约责任等。 6.4.1.2 合同中应包含合同变更与终止的触发条件，触发条件成就后的过渡安排。 6.5 合同主要条款 合同主要条款见附录 A。 6.6 合同执行与监督 6.6.1 法院应当对承包方相关服务人员进行政治审核和入职技能培训，并进行档案管理。有违法犯罪 前科人员不应录用。法院在辅助人员录用上应有否决权。 6.6.2 法院应对承包方的资源管理、业务管理、安全管理、绩效管理进行有效的监督。 6.6.3 外包机构发生法定代表人变化、破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混 乱等可能造成外包服务终止或服务质量急剧下降的情况时，法院应在一个月内对外包机构作出履约能力 评估。 6.7 评估与改进 6.7.1 法院应对承包方运行衔接度、质效指标、满意度进行服务质量评价，作为续约与变更服务价格 的重要指标。 6.7.2 法院应及时总结外包工作经验教训，持续改进发包工作。 7 承包工作过程及要求 7.1 资源管理 7.1.1 7.1.1.1 2 人力资源管理 外包机构应实行有效的人力资源管理，建立胜任法院辅助事务工作的员工队伍。 DB3212/T 1040—2021 7.1.1.2 外包机构应根据国家劳动法律法规与员工签订劳动合同，保障劳动者权益。 7.1.1.3 外包机构应根据法院辅助事务的要求招聘大专以上学历的员工，优先录用法律教育背景及有 法院从业经历的员工。保证项目负责人具有一定的稳定性，辅助事务人员数量满足项目的最低人员要求。 7.1.1.4 外包机构应对拟聘用员工进行必要的背景调查和犯罪记录调查。 7.1.1.5 外包机构应对所有员工进行不少于五日的岗前培训，每年开展不少于三日的在岗培训。培训 内容应涵盖常见的程序性法律法规、保密管理、职业健康管理。外包机构应组织员工参加由法院组织的 相关法规及辅助事务工作培训。 7.1.2 财务管理 外包机构应当规范财务管理，降低财务风险，确保履约财务的持续性。 7.1.3 信息技术管理 外包机构应具有应用辅助事务信息技术软件的能力。通过与法院合作开发、自行开发、购买信息技 术软件的方式，提高辅助事务工作效率。软件对接时应确保对接顺畅、安全可靠。 7.1.4 设备管理 外包机构应具备从事辅助事务的专门场所，应配备、管理和维护提供辅助事务所需的各种基础设备。 7.2 业务管理 7.2.1 外包机构应根据法院各板块辅助事务工作任务，制定各板块标准工作流程以提高效率，保证辅 助事务合法有效高效开展。 7.2.2 诉讼辅助事务包括诉导分流、编目扫描、立案录入、材料收转、卷宗查阅、12368 咨询热线等 内容。规范化流程见附录 B。 7.2.3 审判辅助事务包括卷宗流转、分案排期、文书制作、文书送达与跟进、卷宗装订等内容。规范 化流程见附录 C。 7.2.4 执行辅助事务包括编目扫描、初次接待、提交查控、反馈线索、执行文书草拟等内容。规范化 流程见附录 D。 7.3 7.3.1 安全管理 合规性管理 外包机构应进行合规性管理，及时掌握适用于辅助事务法律法规的变化，及时采取相应行动以满足 法院要求。 7.3.2 保密保管 7.3.2.1 外包机构建立保密管理体系，确保案件情况等信息不被非授权人接触或获知。 7.3.2.2 外包机构应掌握国家法律法规和法院的要求，明确秘密事项的对象范围，结合辅助事务活动 中涉及案件秘密和个人隐私的各个环节，制定保密制度，采用阶段化授权以减少辅助人员全程接触案件 的机会。 7.3.2.3 外包机构应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制，确保保密措施的具体落实及泄密责任 的可追究。 7.3.2.4 外包机构应与员工签订书面的保密协议，要求员工承诺在工作过程中不得摘抄、复制、拍照， 泄露案件审判秘密。保密协议可参考附录 E。 7.3.2.5 外包机构应按照与法院签订合同的约定实施信息安全管理，加强计算机系统的保密管理，保 证电子信息的安全。 7.3.2.6 外包公司应制定应急管理处置预案，响应突发的泄密事件。 7.4 绩效管理 7.4.1 外包机构应建立辅助事务服务绩效管理体系，持续改进工作绩效，以满足法院需要，实现辅助 事务服务目标。 7.4.2 外包机构进行常态化绩效汇报制度，实行月度、季度、年度汇报制度。 3 DB3212/T 1040—2021 7.4.3 8 外包机构绩效管理项目由法院根据审判执行绩效指标确定。 监管、考核和持续改进 8.1 监管 8.1.1 监管组织 8.1.1.1 8.1.1.2 8.1.1.3 8.1.2 法院审判管理办公室负责辅助事务外包工作的监管与考核。 审判管理办公室指定一名在编政法干警作为辅助事务外包工作监管专员。 监管专员应具备五年以上辅助事务工作经历。 监管方式 8.1.2.1 监管采取日常巡查、不定期抽查、定期督察的方式。 8.1.2.2 监管专员对辅助事务外包集中办理场所，每日进行一次以上的日常巡查，主要巡查辅助事务 人员的行为规范、案件流程办理规范。 8.1.2.3 监管专员不定期抽查已办结的辅助事务案件全部流程。 8.1.2.4 监管专员对立案效率、送达效率、排期效率、卷宗装订效率、保密事项进行督察每月不少于 两次。 8.1.3 监管反馈 监管专员对监管中发现的问题，当日反馈给外包机构项目经理，限期整改纠正。 8.2 考核 8.2.1 考核组织 审判管理办公室联合各服务庭室组成考核小组。 8.2.2 考核周期 每年至少进行两次考核。 8.2.3 考核指标 考核指标包括但不限于以下内容： a) 材料流转收发数及流转期限； b) 立案扫描及时率； c) 12368 接听率； d) 超期送达文书率； e) 月度立案录入数； f) 月度排期数； g) 网络财产查控数； h) 卷宗装订及时率。 8.2.4 考核结果 8.2.4.1 8.2.4.2 8.3 考核结果分为不满意、基本满意、非常满意三个等次。 两次考核评定不满意的，视为合同变更或终止的条件触发。 持续改进 8.3.1 改进措施的信息来源主要包括： a) 监管中发现的违规问题； b) 监管中发现的效率问题； c) 考核中业务庭室反馈的问题； d) 律师、当事人的投诉。 4 DB3212/T 1040—2021 8.3.2 改进和预防措施的制定 8.3.2.1 监管专员应把共性问题、重大问题、相关方的反馈和投诉形成分析报告。 8.3.2.2 监管专员应根据分析报告反映的问题，立即召开分析会，外包机构相关业务负责人应分析原 因，联合研究确定改进措施，并制定预防措施方案，避免同类问题重复发生。 8.3.2.3 在制