ICS 01.140.20 CCS A 14 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T32—2021 代替DA/T32—2005 公务电子邮件归档管理规则 Rules for filing and management of official electronic mail 行业标准信息服务平台 2021-05-26发布 2021-10-01实施 国家档案局 发布 DA/T 32—2021 前言 本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定 起草。 本文件代替DA/T32—2005《公务电子邮件归档与管理规则》，与DA/T32—2005相比，除结构调 整和编辑性改动外，主要技术变化如下： 一将“总则”更改为“管理原则”和“管理职责”，明确管理原则和相关各方职责（见第4章、第5章， 2005年版的第4章）； 增加了公务电子邮件系统和电子档案系统建设的有关规定（见第6章）； -对公务电子邮件归档范围及保管期限进行了明确规定，明确了归档后原系统中文件保存时间 和不属于归档范围的电子邮件的保存期限。删除了公务电子邮件保管环节制作备份等内容， 因相关标准已完善，不再单独规定（见第7章，2005年版的第9章）； 增加了公务电子邮件的形成要求（见第8章）； 增加了公务电子邮件的归档方式、归档格式及元数据等相关要求（见第9章、附录A）； 删除了公务电子邮件收发文登记表的相关规定（见2005年版的附录A）； 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。 本文件由国家档案局提出并归口。 本文件主要起草单位：深圳市档案馆、交通银行股份有限公司、国家档案局经济科技档案业务指 导司。 本文件主要起草人：黄俊琳、姜延溪、蔡盈芳、沈明智、车昊珈、周骅、付晓莉、邹彬、曾宁、张相、张晶晶、 袁瑞、杨国柱。 本文件所替代文件的历次版本发布情况为： —DA/T32—2005 行业标准信息服务平台 DA/T 32—2021 公务电子邮件归档管理规则 1范围 本文件确立了公务电子邮件的形成、收集、整理、归档的程序与规则。 本文件适用于机关、团体、企业事业单位、其他组织（以下简称单位）及个人公务活动中形成的电子 邮件归档工作。 规范性引用文件 2 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于 本文件。 GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T32397中文电子邮件地址邮件头格式技术要求 GB/T37002信息安全技术电子邮件系统安全技术要求 DA/T22归档文件整理规则 DA/T46文书类电子文件元数据方案 DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3. 1 电子邮件electronicmail 由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息。 3.2 公务电子邮件official electronicmail 单位或个人在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。 3.3 公务电子邮件系统 official electronicmail system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。 3. 4 EML格式文件 EMLformatfile 内容编码采用MIME格式（多用途互联网邮件扩展MultipurposeInternetMailExtensions），遵循 RFC822及其后续扩展，一般由邮件头和邮件体两部分组成，可保留电子邮件原有的HTML格式和标 题的多用途互联网邮件扩展格式文件。 4管理原则 4.1单位应制定公务电子邮件归档管理制度，配备必要的技术措施，确保公务电子邮件及时归档，并保 3