ICS CCS 03.080 A 16 DB50 重 庆 市 地 方 标 准 DB50/T 1060—2020 重要会议会场服务规范 2020 - 11 - 01 发布 重庆市市场监督管理局 2021 - 02 - 01 实施 发 布 DB50/T 1060—2020 目 前 次 言 ............................................................................. II 1 范围 ................................................................................ 1 2 规范性引用文件 ...................................................................... 1 3 术语与定义 .......................................................................... 1 4 基础管理 ............................................................................ 1 4.1 场所要求 ........................................................................ 1 4.2 工作人员 ........................................................................ 2 4.3 管理制度 ........................................................................ 2 5 流程及要求 .......................................................................... 2 5.1 5.2 5.3 5.4 会场预定 会前准备 会场服务 会后清场 ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ 2 2 3 4 6 服务质量 ............................................................................ 4 6.1 服务评价 ........................................................................ 4 6.2 持续改进 ........................................................................ 4 附录 A（规范性） 会议服务座次安排 ...................................................... 5 附录 B（资料性） 会议物品摆放 ......................................................... 10 I DB50/T 1060—2020 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起 草。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本文件由重庆市机关事务管理局提出并归口。 本文件起草单位：重庆市机关事务管理局、重庆市质量和标准化研究院、重庆渝州宾馆（重庆市政 务接待服务中心）、重庆市机关管理服务中心、重庆市人民大礼堂管理处、沙坪坝区机关事务管理局。 本文件主要起草人：邱松、陈馨、王志杰、邱克斌、向龙宇、田比友、曾萍、兰辉、崔静怡、李兆 华、赵莉、文群、康显红、陈晶、孙全和、李冬晴。 II DB50/T 1060—2020 重要会议会场服务规范 1 范围 本文件规定了重要会议会场服务的相关术语与定义、基础管理、流程及要求、服务质量等要求。 1) 本文件适用于市级党政机关承办的重要会议 ，其他会议可参照执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件， 仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文 件。 GB/T 10001.1 标志用公共信息图形符号 第1部分:通用符号 GB/T 10001.2 标志用公共信息图形符号 第2部分:旅游设施与服务符号 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 会议 conference 在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、 传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。 [来源：GB/T 30520，定义3.1.1] 4 基础管理 4.1 场所要求 4.1.1 服务资格 会议服务机构应具有党政机关会议定点场所资格。 4.1.2 设施设备 4.1.2.1 会场设立引导标识和指示牌应符合 GB/T 10001.1 和 GB/T 10001.2 的要求。 4.1.2.2 会场应具备基本的扩声、灯光、电子屏系统等；特殊场所应具备视频投票、表决、报到和电 视电话会议系统、手机屏蔽系统或手机屏蔽柜等。 1) 重要会议是指《重庆市市级机关会议费管理办法》（渝财行〔2014〕42 号）规定的一类会议、二类会议、三类 会议。 1 DB50/T 1060—2020 4.1.2.3 会场应具备完善的视频监控系统、消防设施设备等安防设施设备，相关设备由专业人员负责 操作。 4.1.2.4 会场设施设备应符合国家和行业规定。 4.1.2.5 应明确设施设备维保责任，定期检查、维修、保养，保证设施设备安全技术性能符合要求， 并做好相应记录。 4.2 工作人员 4.2.1 工作人员应具有相应的政治素质、身体素质、保密意识；具备相应的业务知识和技能。 4.2.2 会议服务机构应根据需要科学设定岗位，实行岗位责任制，并根据岗位职责开展工作人员岗前 培训，考核合格后方可上岗。 4.2.3 设备操作人员应具有相应的执业资格或职业技能。 4.3 管理制度 会议服务机构应建立包含但不限于以下制度： a) b) c) d) e) f) g) 会议接待； 人员培训； 设施设备管理； 安全管理； 应急预案； 档案管理； 保密管理。 5 流程及要求 5.1 会场预定 5.1.1 会议服务机构应提前与会议主办单位对接，确定会议的规模、等级、规格和要求等，接受会场 预定，并根据主办单位的方案，制定执行方案，分解任务，明确分工。须对接和确认包括但不限于以下 事宜： a) 会议主办单位的名称、通讯地址、联系人及电话； b) 会议时间、会议日程、参会人数、服务项目、会议用品和设备要求等。 5.1.2 若会议方案发生人数、场所、日期等重大变更，应以会议主办单位的通知为准，由专人负责变 更并做好记录。 5.2 会前准备 5.2.1 会场指引 会场电梯口和会场入口处设置指示牌，根据需要可安排迎宾人员提供指引服务。 5.2.2 人员安排 5.2.2.1 会议期间，应设立专门的会场服务小组，明确责任，落实会议期间的物资调配、服务保障等 工作。 2 DB50/T 1060—2020 5.2.2.2 按照会议工作方案，工作人员应提前准备会议设备、会议用品，调试音响、灯光、视频设备， 确保设备正常运行。 5.2.2.3 服务员到岗前完成换装、化妆、仪容仪表检查，应保持干净整洁，不得染彩发、不涂指甲油、 不擦拭香水。 5.2.3 会场布置 5.2.3.1 会场卫生 会场厅室、门窗、墙面、地面、通道、卫生间等应保持干净整洁、无异味。桌椅、文具、水杯等会 议物品应保持外观整洁、无破损。 5.2.3.2 会场设备 5.2.3.2.1 会场灯具发光正常，光线柔和不刺眼，照度适宜；主席台区域亮度均匀、无阴影、无眩光。 调光台宜为一主一备，中途可实现无缝切换。 5.2.3.2.2 会场音响设备应能正常使用，音量适中，无啸叫、无杂音、无回声，音控设备宜为一主一 备，中途可实现无缝切换。 5.2.3.2.3 话筒高度根据讲话人员的高度调整到位，话筒线的布线尽量隐蔽，用与周围地板、桌椅颜 色接近的的布基胶带粘贴固定；若同一区域多个座位均摆放话筒，则话筒麦头之间高度、弧度等应保 持一致。 5.2.3.2.4 会场视频设施应能正常使用，应提前将需投影的资料拷贝到投影设施中。 5.2.3.2.5 会场使用的党徽、国徽应符合国家规范要求。 5.2.3.2.6 必要时，会场设置红旗，旗杆倾斜角度控制在 67°～70°之间。 5.2.3.2.7 会场温度设置原则上夏季不低于 26℃，冬季不高于 20℃。根据室外温度、会场大小等实际 情况，提前开启空调并及时调整。 5.2.3.3 座次 5.2.3.3.1 会场座次按照附录 A 布置，根据实际情况可调整座次安排。 5.2.3.3.2 邀请媒体的会议，应设置专门的摄影摄像和采访区域。 5.2.3.4 摆台 5.2.3.4.1 根据会议需要采取课堂式、回字形等形式摆台。主席台应摆放座牌，桌椅摆放应横平竖直、 整齐划一，桌椅之间间距适当，扶手椅距桌子 25 cm，不带扶手椅距桌子 15 cm，多排座次中间走道间 距 120 cm，每排桌与桌间距 100 cm。必要时，根据会场实际合理安排。 5.2.3.4.2 桌面物品摆放应横平竖直、整齐划一。座牌位置、杯垫位置、茶杯方向、纸笔位置等均应 统一。毛巾缝朝右摆放。会议资料放置于座位对应桌面居中位置，笔放置于会议资料右边。 5.2.3.4.3 会场宜使用深色台布，台布应无褶皱、无破损、无污渍。 5.2.3.4.4 会场物品参照附录 B 摆放。 5.3 会场服务 5.3.1 会议需要茶水服务的，服务人员在会议开始前 20 min 进